KI-Schulung für Mitarbeiter: Was der AI Act verlangt und wie eine gute Schulung aussieht
KI-Schulung für Mitarbeiter: Pflicht nach Art. 4 AI Act, Inhalte je Rolle, Nachweis ohne Zertifikat, Schulungsplan in 5 Schritten und Fördermöglichkeiten 2026.
Eine KI-Schulung für Mitarbeiter ist seit dem 2. Februar 2025 für jedes Unternehmen Pflicht, das KI einsetzt: Nach Art. 4 AI Act müssen Sie Maßnahmen ergreifen, damit Ihre Beschäftigten KI sachkundig nutzen. Ein Zertifikat ist nicht nötig, ein festes Format auch nicht. Entscheidend ist, dass die Schulung zur Rolle passt und dass Sie nachweisen können, was Sie getan haben.
Dieser Artikel gehört zu meinem Überblick KI und Recht im Unternehmen. Er erklärt, was die Pflicht genau verlangt, was in eine gute Schulung gehört und wie Sie sie dokumentieren. Stand: Oktober 2026, keine Rechtsberatung.
Ist eine KI-Schulung Pflicht?
Ja, in einer bestimmten Form. Art. 4 der KI-Verordnung verpflichtet Anbieter und Betreiber von KI-Systemen, Maßnahmen für die KI-Kompetenz ihres Personals und anderer Personen zu ergreifen, die in ihrem Auftrag mit KI arbeiten. Als Betreiber gilt jedes Unternehmen, das KI im Beruf nutzt, also auch der Handwerksbetrieb mit ChatGPT Business.
Im Juli 2026 hat die EU den Artikel mit dem Digital Omnibus (Verordnung (EU) 2026/1744) angepasst. Unternehmen müssen den Aufbau von KI-Kompetenz jetzt aktiv unterstützen. Ein bestimmtes Kompetenzniveau jeder einzelnen Person muss nicht garantiert werden. Die Pflicht bleibt also, aber sie ist eine Pflicht zum Handeln und Dokumentieren, nicht zum Prüfen.
- Pflicht zur KI-Kompetenz gilt
Art. 4 AI Act ist anwendbar.
- Fragen und Antworten der EU-Kommission
Kein Zertifikat nötig, interne Nachweise reichen, Maßnahmen nach Rolle und Risiko.
- Art. 4 neu gefasst
Maßnahmen ergreifen statt Niveau sicherstellen.
- Aufsicht durch nationale Behörden
Die Marktüberwachung kann die Einhaltung prüfen.
- Heute
Spätestens jetzt sollte jedes Unternehmen mit KI-Einsatz geschult und dokumentiert haben.
Was bedeutet KI-Kompetenz?
In Art. 3 Nr. 56 definiert die KI-Verordnung KI-Kompetenz sinngemäß als die Fähigkeiten, Kenntnisse und das Verständnis, um KI-Systeme sachkundig einzusetzen und sich der Chancen und Risiken bewusst zu sein, einschließlich möglicher Schäden. Für den Alltag heißt das: Ihre Beschäftigten sollten wissen, was KI kann und was nicht, wo sie Fehler macht, welche Daten nicht hineingehören und wer im Zweifel entscheidet.
Wie groß der Bedarf ist, zeigt eine Bitkom-Umfrage vom Februar 2026: 52 % der befragten Unternehmen sagen, dass es in ihren Marketingabteilungen häufig an den nötigen Kompetenzen fehlt, um KI sinnvoll einzusetzen. In anderen Abteilungen sieht es erfahrungsgemäß nicht besser aus.
Inhalte einer guten KI-Schulung nach Rolle
Die EU-Kommission empfiehlt, Schulungen an Rolle, Vorwissen und Risiko auszurichten. Ein Einheitskurs für alle ist zu viel für die einen und zu wenig für die anderen. Bewährt haben sich drei Stufen:
| Kriterium | Alle Nutzerinnen und Nutzer | Intensivnutzer und Fachabteilungen | Führung und Verantwortliche |
|---|---|---|---|
| Inhalte | Wie KI-Assistenten funktionieren, typische Fehler, Daten-Ampel, Ihre KI-Richtlinie, gute Prompts für den eigenen Alltag | Vorlagen und Arbeitsabläufe mit KI, Qualitätsprüfung, Automatisierung einzelner Schritte, Grenzen und Risiken im Fachgebiet | Pflichten aus AI Act und DSGVO, Auswahl und Freigabe von Tools, Risikobewertung, Betriebsrat, Kennzahlen |
| Umfang | 2 bis 4 Stunden, jährliche Auffrischung | 1 bis 2 Tage Workshops, danach Praxisbegleitung | Halber bis ganzer Tag |
| Format | Präsenz oder online, mit Übungen am eigenen Arbeitsplatz | Workshop mit echten Aufgaben aus der Abteilung | Workshop mit Entscheidungsvorlagen |
Mein wichtigster Grundsatz aus vielen Schulungen: Üben Sie mit Beispielen aus dem eigenen Arbeitsalltag. Eine Vertriebsassistentin lernt mehr, wenn sie ein echtes Angebot überarbeitet, als bei zehn Folien über neuronale Netze. Ebenso wichtig ist die Daten-Ampel aus Ihrer KI-Richtlinie: Was darf in welches Tool, und was nie? Die Details zum Datenschutz finden Sie im Artikel KI und Datenschutz.
Beispiel: Agenda einer Grundschulung
So sieht eine Grundschulung für alle Nutzerinnen und Nutzer aus, wie ich sie in mittelständischen Unternehmen durchführe. Drei Stunden, davon mehr als die Hälfte Übungen:
| Zeit | Inhalt | Ziel |
|---|---|---|
| 0:00–0:20 | Was KI-Assistenten können und was nicht, mit Live-Beispielen | Realistische Erwartungen |
| 0:20–0:40 | Typische Fehler: erfundene Fakten, veraltetes Wissen, Einheitstexte | Ergebnisse kritisch prüfen |
| 0:40–1:00 | Ihre KI-Richtlinie und die Daten-Ampel | Wissen, was erlaubt ist |
| 1:00–1:10 | Pause | |
| 1:10–2:10 | Übungen mit eigenen Aufgaben: E-Mail, Zusammenfassung, Recherche, Text überarbeiten | Sofort nutzbare Routinen |
| 2:10–2:40 | Gute Prompts: Rolle, Kontext, Beispiel, Format, Prüfauftrag | Bessere Ergebnisse |
| 2:40–3:00 | Fragen, Ansprechperson, nächste Schritte, Teilnahmebestätigung | Verankerung und Nachweis |
Am wichtigsten ist die Stunde mit eigenen Aufgaben. Bitten Sie die Teilnehmenden vorab, zwei typische Aufgaben aus ihrem Alltag mitzubringen, natürlich ohne vertrauliche Daten.
Übungen, die wirklich etwas bewirken
- Fehlersuche: Die KI erklärt ein Thema, in dem sich die Teilnehmenden gut auskennen. Wer findet die Fehler? Diese Übung schärft den kritischen Blick mehr als jede Warnung.
- Vorher-nachher: Dieselbe Aufgabe einmal mit einem Ein-Satz-Prompt und einmal mit vollständigem Kontext. Der Unterschied überzeugt fast jeden.
- Daten-Ampel live: Fünf Beispieltexte, die Gruppe entscheidet, welche in welches Werkzeug dürfen.
- Eigene Vorlage bauen: Jede Person erstellt einen Prompt für eine wiederkehrende Aufgabe und teilt ihn mit dem Team.
- Grenzen testen: Die KI nach aktuellen Zahlen, Preisen oder Gesetzen fragen und die Antwort mit der Originalquelle vergleichen.
Schulungsformate im Vergleich
| Kriterium | Präsenz-Workshop | Online live | E-Learning | Lernen im Alltag |
|---|---|---|---|---|
| Stärke | Üben mit eigenen Aufgaben, direkte Fragen | Ortsunabhängig, kürzere Einheiten | Flexibel, gut für Grundwissen und Neue | Nachhaltig, nah an der Praxis |
| Schwäche | Terminfindung, Reisezeit | Weniger Übung, Ablenkung | Kaum Praxis, wird oft nur durchgeklickt | Braucht Struktur und Ansprechpersonen |
| Geeignet für | Einstieg, Fachabteilungen | Auffrischungen, verteilte Teams | Pflichtwissen, Onboarding | Nach der Grundschulung |
| Nachweis | Teilnahmeliste | Teilnahmeprotokoll | Abschlussbestätigung | Protokolle der Sprechstunden |
Bewährt hat sich die Kombination: Präsenz- oder Live-Schulung zum Start, danach KI-Botschafter und monatliche Sprechstunde.
Lernen hört nach der Schulung nicht auf
Die Werkzeuge ändern sich alle paar Monate, und die meisten Fähigkeiten entstehen erst in der Anwendung. Eine einmalige Schulung reicht deshalb selten. Wirksamer ist ein Kreislauf:
- Schulen Grundschulung für alle, Vertiefung für Intensivnutzer.
- Anwenden Mit eigenen Aufgaben im Alltag, unterstützt durch Vorlagen.
- Austauschen KI-Botschafter, monatliche Sprechstunde, gemeinsame Prompt-Sammlung.
- Auffrischen Bei neuen Werkzeugen, neuen Regeln, spätestens jährlich.
Unterschätzt wird dabei die gemeinsame Prompt-Sammlung. Wenn eine Person eine gute Vorlage für Angebote baut, sollen alle davon profitieren. Ein geteiltes Dokument oder die Projektfunktion im freigegebenen KI-Werkzeug reicht dafür.
So weisen Sie die Schulung nach
Laut EU-Kommission genügen interne Aufzeichnungen. Halten Sie mindestens fest:
- Wer geschult wurde (Name, Rolle, Abteilung) und wann
- Was Inhalt war (Agenda oder Unterlagen), passend zur Rolle
- Welche KI-Systeme im Unternehmen genutzt werden und von wem
- Was es sonst gibt: Richtlinie, Leitfäden, Ansprechperson, Fragestunden
- Wann die nächste Auffrischung geplant ist
Eine einfache Tabelle reicht. Wichtig ist, dass sie aktuell bleibt, wenn neue Mitarbeitende oder neue Tools dazukommen.
Schulungsplan in 5 Schritten
KI-Nutzung erfassen
Welche Tools werden genutzt, offiziell und inoffiziell, und von wem? Daraus ergibt sich, wer welche Schulung braucht.
Regeln festlegen
Ohne Richtlinie keine sinnvolle Schulung. Freigegebene Tools, Daten-Ampel und Zuständigkeiten sind der rote Faden des Trainings.
Grundschulung für alle
Zwei bis vier Stunden mit Übungen aus dem eigenen Alltag. Neue Mitarbeitende erhalten sie beim Onboarding.
Vertiefung für Intensivnutzer
Workshops in den Fachabteilungen, in denen Vorlagen und Abläufe entstehen, die danach alle nutzen.
Dokumentieren und auffrischen
Teilnahmeliste, Unterlagen und Termin für die jährliche Auffrischung. Bei neuen Tools oder Regeln früher.
Externe nicht vergessen
Art. 4 verlangt Maßnahmen nicht nur für das eigene Personal, sondern auch für andere Personen, die in Ihrem Auftrag mit KI-Systemen umgehen. Dazu können Freiberufler, Leiharbeitskräfte oder Dienstleister gehören, die mit Ihren KI-Werkzeugen arbeiten. Oft reicht für sie eine kurze Einweisung in Ihre Richtlinie und die Daten-Ampel. Auch diese wird dokumentiert.
Woran Sie erkennen, dass die Schulung wirkt
| Hinweis | Wie Sie es messen |
|---|---|
| Das freigegebene Werkzeug wird genutzt | Aktive Nutzer pro Woche im Admin-Bereich |
| Private Konten verschwinden | Kurze anonyme Umfrage nach drei Monaten |
| Vorlagen entstehen | Anzahl geteilter Prompts und Vorlagen |
| Fehler werden gefunden | Meldungen an die Ansprechperson, Rückfragen in der Sprechstunde |
| Zeit wird gespart | Selbsteinschätzung pro Aufgabe, Stichproben |
Häufige Einwände und was dagegen hilft
„Wir nutzen doch gar keine KI.“ Oft stimmt das nicht. Übersetzungsprogramme, Office-Funktionen, Bildbearbeitung und Buchhaltungssoftware enthalten zunehmend KI, und viele Beschäftigte nutzen privat ChatGPT. Eine kurze Umfrage klärt das schnell.
„Dafür haben wir keine Zeit.“ Drei Stunden pro Person sind überschaubar, und die Zeit ist nach wenigen Wochen wieder hereingeholt, wenn die Beschäftigten KI gezielt nutzen.
„Unsere älteren Mitarbeitenden kommen da nicht mit.“ Erfahrungsgemäß ist das Alter selten das Problem, die fehlende Verbindung zum eigenen Alltag dagegen oft. Wer sieht, wie KI eine lästige Aufgabe erleichtert, ist schnell dabei.
Kostenloser Download
Nachweis der KI-Kompetenz nach Art. 4: Vorlage (Excel)
Teilnahmen dokumentieren, Schulungsplan je Gruppe und Begleitmaßnahmen auf einen Blick. Excel-Datei mit Auswahllisten, als interner Nachweis.
Danke! Hier ist Ihr Download.
Der Download startet über den Button. Wenn Sie ein Anliegen ausgewählt haben, melde ich mich persönlich bei Ihnen, sonst hören Sie nichts weiter von mir.
Excel-Vorlage herunterladenBrauchen Mitarbeitende ein KI-Zertifikat?
Für die Pflicht aus Art. 4 brauchen Sie kein Zertifikat, das hat die EU-Kommission ausdrücklich klargestellt. Zertifikate, etwa von Kammern oder Bildungsträgern, können für einzelne Beschäftigte trotzdem sinnvoll sein, wenn sie eine Rolle wie „KI-Beauftragte“ übernehmen oder sich beruflich weiterentwickeln wollen. Für die breite Belegschaft ist eine gute interne Schulung mit Nachweis der wirtschaftlichere Weg.
Aus der Praxis
Seit März 2025 bin ich Dozent für Kursreihen zu künstlicher Intelligenz im Marketing bei einem zugelassenen Bildungsträger und schule Teams und Selbstständige. Vorher habe ich unter anderem bei der Memberspot GmbH KI-Tools in die Marketingprozesse eingebunden und das Team geschult. Im Referenzschreiben hob die Geschäftsführung besonders die Fähigkeit hervor, „komplexe Themen wie KI äußerst verständlich zu vermitteln“. Das ist für mich der Kern jeder KI-Schulung: verständlich, praxisnah und mit den eigenen Aufgaben der Teilnehmenden.
Förderung für KI-Schulungen
| Weg | Was gefördert wird | Höhe |
|---|---|---|
| INQA-Coaching | Beratung zur KI-Einführung inklusive Befähigung des Teams, Workshops und Richtlinie, für KMU unter 250 Beschäftigten | 80 % für bis zu 12 Beratungstage |
| Agentur für Arbeit (§ 82 SGB III) | Längere Weiterbildungen Beschäftigter in AZAV-zugelassenen Kursen, Ermessensleistung nach Beratung durch den Arbeitgeber-Service | Je nach Betriebsgröße, unter 50 Beschäftigten bis zu 100 % der Lehrgangskosten |
Ob Ihr Unternehmen für INQA-Coaching infrage kommt, zeigt der Förder-Check in einer Minute.
Fazit und Empfehlung
Panik ist bei der Pflicht zur KI-Kompetenz nicht angebracht, eine Formalie ist sie aber auch nicht. Eine kurze, praxisnahe Grundschulung für alle, Vertiefungen für Intensivnutzer und eine saubere Dokumentation reichen aus. Richtig gemacht ist die Schulung zugleich der wirksamste Hebel, damit KI im Unternehmen tatsächlich genutzt wird und nicht nach drei Monaten in Vergessenheit gerät.
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Erstgespräch buchenHäufige Fragen
Ist eine KI-Schulung für Mitarbeiter Pflicht?
Ja, in dem Sinn, dass Unternehmen, die KI einsetzen, seit dem 2. Februar 2025 Maßnahmen für die KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten ergreifen müssen (Art. 4 AI Act). Eine bestimmte Schulungsform oder ein Zertifikat schreibt das Gesetz nicht vor. Seit Juli 2026 ist zudem klargestellt, dass kein bestimmtes Kompetenzniveau garantiert werden muss.
Brauchen Mitarbeiter ein KI-Zertifikat?
Nein. Die EU-Kommission hat in ihren Fragen und Antworten zur KI-Kompetenz vom Mai 2025 klargestellt, dass kein Zertifikat erforderlich ist. Interne Nachweise über Schulungen und andere Maßnahmen reichen aus.
Wer muss geschult werden?
Alle Beschäftigten und sonstigen Personen, die in Ihrem Auftrag mit KI-Systemen arbeiten, also auch Auszubildende, Werkstudierende und Freelancer. Umfang und Tiefe richten sich nach Rolle, Vorwissen und Risiko des Einsatzes.
Wie lange sollte eine KI-Schulung dauern?
Für alle Nutzerinnen und Nutzer reichen meist zwei bis vier Stunden Grundlagen mit Beispielen aus dem eigenen Alltag, dazu eine jährliche Auffrischung. Wer KI intensiv nutzt oder Abläufe automatisiert, braucht vertiefte Workshops.
Wird KI-Schulung gefördert?
Ja, auf zwei Wegen: Über INQA-Coaching werden 80 % der Beratung inklusive Befähigung des Teams gefördert. Die Agentur für Arbeit kann längere Weiterbildungen in AZAV-zugelassenen Kursen nach § 82 SGB III bezuschussen, je nach Betriebsgröße bis zu 100 % der Lehrgangskosten.
Quellen
- Verordnung (EU) 2024/1689 (AI Act), Art. 3 Nr. 56 und Art. 4
- Verordnung (EU) 2026/1744 (Digital Omnibus zur KI), EUR-Lex · in Kraft seit 27.07.2026
- Europäische Kommission: AI Literacy – Questions & Answers · 07.05.2025
- § 82 SGB III (Förderung beschäftigter Arbeitnehmer)
- Bitkom: Marketingtrends, Unternehmen sehen KI an der Spitze · 12.02.2026
80 % der Beratung zahlt der Staat.
Über INQA-Coaching fördert der Bund 12 Beratungstage zur KI-Einführung mit 80 %. Ihr Eigenanteil: 2.880 € netto. Prüfen Sie in 60 Sekunden, ob Ihr Betrieb infrage kommt.
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